管理書類を適切に保管する方法は？

適切な保管がなければ、管理書類を見つけるのは必ずしも簡単ではありません。確かに、他の書類と一緒に箱に積み上げられている場合、2001年からの売渡証を見つけるにはどうすればよいですか？ドキュメントを見つけるためにいくつかのボックスを掘り下げる時間を無駄にしないために、ここにいくつかのストレージのヒントがあります。

書類はどのくらいの期間保管する必要がありますか？

これらを維持することが重要です 行政文書、ただし、有効期限もあります。したがって、一定期間が経過すると、請求書やあらゆる種類の申告書などの特定の文書を保管する必要がなくなります。さまざまな種類の紙を保管することをお勧めする期間の概要は次のとおりです。

• 1年：電話、インターネット、引越しの請求書、または太陽光発電の支払いの証明。
• 2年間：家族手当の明細書、医師の費用、契約終了の手紙、社会的および相互のセキュリティペーパー、およびクレジット文書。
• 3年：視聴覚ライセンス通知と損益計算書。
• 5年間：水道代と電気代、家賃の領収書と賃貸料、ガス代、納税証明書、賃貸契約書、維持費の支払い証明書。
• 10年：銀行取引明細書、支払い伝票、住宅ローン、死亡日以降の生命保険契約..。
• 30年：自動車修理代、建設代、病院代、市民IOU。
• 人生のために：結婚契約、家族記録簿、軍事記録簿、卒業証書、意志、財産権、寄付、健康記録、予防接種証明書、医療記録、給与明細、養子縁組証明書、雇用契約...

きちんとした家を持つための最良のヒントは 最小限に抑える。すべての手紙や書類を受け取ったままにしておく必要はありません。したがって、役に立たない書類はすぐに捨てる必要があります。

日常の書類の保管

片付けるには、日常のドキュメントと他のファイルを区別する必要があります。ザ・ 現在のドキュメント 頻繁に相談されるため、簡単にアクセスできる場所に配置する必要があります。めったに参照されない文書は、箱または棚の上部に提出することができます。さまざまな種類の用紙用のストレージの種類を次に示します。

• さまざまな色のシャツ

色は、ドキュメントを互いに区別するために使用されます。各フォルダでは、書類を分類するためにポケットも使用する必要があります。1つは税金用、もう1つはEDFドキュメント用、もう1つは水道料金用です...

• ガセットシャツ

ガセットフォルダは、かさばるドキュメントを保存するのに便利です。したがって、フォルダを使用すると、単一の主題に関するさまざまなドキュメントを分類できます（例：家の建設に関するすべての論文）。

• リングバインダー

それらは、ドキュメントをストレージから切り離さずに簡単に参照するのに実用的です。さらに、紙を仕切りで区切ることで、紙を見つけやすくすることができます。仕切りは、検索でのタスクを容易にするための表示を表示することもできます。これらは、アルファベット順、日付などで並べることができます。

• 引き出し付き家具

保管する書類の数が多い場合は、ファイリングキャビネットを選択することをお勧めします。後者には引き出しがあり、さまざまなドキュメントがバーに吊り下げられており、簡単にアクセスできます。

管理文書を巧みに整理する

もちろん、適切なストレージを使用するとファイルの分類が容易になりますが、ドキュメントの種類に応じてドキュメントを整理する方法を知ることも重要です。調査を容易にするための分類の例を次に示します。

• 家族ファイル：結婚証明書、身分証明書、パスポート、出生証明書など、家族に関連するすべての書類が含まれています...
• 教育ファイル：学​​校の証明書、デイケアに関連する書類など。
• 税ファイル：所得税申告書、住宅税..。
• 健康ファイル：健康記録、処方箋、健康診断（ラジオ​​、スキャナー、超音波など）..。
• 請求書ファイル：サービス（水道、ガス、電気、電話、インターネットなど）、商品や作品の請求書など。
• 保険ファイル：自動車および住宅保険契約、生命保険、請求、真正性の証明書..。
• プロフェッショナルファイル：雇用契約、給与明細、申請ファイル、履歴書、卒業証書..。
• 住宅ファイル：賃貸借契約書、家賃領収書、所有者/テナントレターなど。
• 銀行ファイル：口座明細書、契約書、振込注文など。

管理文書のアーカイブ

理想的には、これを行う必要があります 特定のドキュメントを少なくとも年に1回アーカイブする。アーカイブされたファイルは、日付ごと、アルファベット順、トピックごとにボックスに整理されています。繰り返しますが、テーマごとに1つの色を使用するのが最善です。詳細なストレージの例を次に示します。

• 請求書にはピンクのシャツ、財務には黄色、保険には青…
• 順序による並べ替え：AからZまたは日付（月、次に年）のアルファベット順。これにより、新しいドキュメントと古いドキュメントを簡単に区別できます。

最も重要なことは、たとえば、昨年1月の水道料金を簡単に見つけられるように流動的な配置を作成することです。きちんと整理されていても書類が見つからない場合は、保管方法を確認する必要があります。

管理書類を整理するためのその他のヒント

保管する用紙が少ないほど、保管が簡単です。古くなったドキュメントを並べ替えて削除するだけでなく、 オンライン請求 自宅で受信するメールを減らします。ただし、定期的に実施する必要があります バックアップ 損失を避けるためにいくつかのサポートで。セキュリティを強化するには、重要なドキュメントのオンラインバックアップを作成する必要があります。

メールが届いたら、オフィスの隅に何ヶ月も積み重ならないように事前にファイルしておくことが重要です。緊急の手紙はすぐに読む必要がありますが、他の手紙は優先順に並べ替えることができます。アクションが必要な重要な書類（請求書の支払い、召喚状など）と提出が必要な書類（銀行取引明細書、自動引き落とし請求書など）を保管するオフィスオーガナイザーを用意することをお勧めします。このトリックを使用すると、チラシや広告のようにすぐに捨てられる可能性のある古くなった紙を取り除くことができます。